استراتژی اول: یک مدل کارآمد جهت حاکمیت IT ایجاد کنید:
سازمان می تواند از مدلهای مختلفی (متمرکز، غیرمتمرکز و گاهی ترکیبی از هر دو) برای مدیریت و اداره IT بهره گیرند. امروزه معمولترین روش، مدل غیرمتمرکز یا فدرالیست (FEDERALIST MODEL) است. به قول <جان سیفونیس» (مدیرارشد دانش در گروه راه حلهای کسب و کار اینترنتی) از شرکت سیسیستمز»، این مدل به واحدهای کسب و کار خودگردان، ادارات و شعبات، آزادی عمل خوبی برای انتخاب تکنولوژی موردنیاز می دهد و آنها را مسئول تخصیص منابع خود نگاه می دارد». واحدهای کاری و ادارات هــرکدام به طور جداگانه بودجـــــه ای جهت IT دریافت می دارند و می توانند سیستم های موردنیازشان را تهیه کنند. تا زمانی که واحدها و ادارات نرخ بازگشت سرمایه مناسبی را نشان دهند، سازمان رویکرد عدم مداخله و آزادی عمل را در مقابل این واحدها برمی گزیند.
یکی از دغدغه های کلیدی در محیط متغیر کسب و کار امروزی انعطاف پذیری سازمان است. اگــرچه این روش سطح بالایی از انعطاف پذیری را به ارمغان می آورد، ولیکن چالشهایی را نیز به همراه دارد.
مشکلی که معمولاً ســازمانها با آن روبرو می شوند عدم توانایی در یکپارچه سازی تمامی سیستم ها است. تامس پارک» یکی از مسئـولین شرکت مشاوره بوز آلن همیلتون» می گوید این یک مشکل قدیمی است از مردمی که درختها را می بینند ولی متوجه جنگل نیستند». دیگر اینکه در این مدل، واحدهای کاری مستقل ممکن است بـــه هزینه کردن بر سیستم هایی تمایل داشته باشند که وماً بیشترین بازده و سود را برای کل شرکت به همراه ندارد.
شرکتهای موفق باید چگونگی تاثیر سناریوهای مختلف را بر کسب و کار محوری و تناسب آن با برنامه های IT را در سازمان درک کنند. پارک» می گوید برای مدیریتIT ، به عواملی بیش از یک کمیته هادی که درخصوص تامین اعتبار پروژه ها و زمان اجرای آنها تصمیم می گیرد، احتیاج است». این بدان معنی است که در هر سطحی از سازمان بایــــــد اهداف کسب و کــــــار و ابتکارات ناشی از IT که می توانند درجهت نیل به این اهداف به کارکنان سازمان کمک کنند، مورد بازنگری و توجه قرارگیرد.
شرکت سیسکو»، یکی از سازمانهایی است که مدیریت^ IT ، پایه و اساس موفقیت آن است. سیسکو» درعین حال که به ادارات مختلف اجـــازه تصمیم گیریهای کلیدی را می دهد، جهت پایه گذاری نظام نظارت و کنترل، ایجاد قابلیت ارزیابی و پاسخگویی واحدها، مسئولیت پذیری و تفویض اختیارات، قوانینی را برگرفته از مدل فدرالیست وضع کرده است.
از ابتدا رهبری سیسکو» این مدل را در راستای پایبندی به اصول زیر پذیرفت:
تغییرات، اجتناب ناپذیر هستند؛
تغییــــــرات بسیار سریعتر از گذشته اتفاق می افتند؛
تغییرات تکنولوژیک تاثیراتی غیـــــرقابل پیش بینی بر سازمانها خواهند داشت؛
فرهنگهای متفاوت در سراسر جهان به شدت به یکدیگر وابسته هستند و یکدیگر را تحت تاثیر قرار می دهند؛
اینترنت اصول موضوع و بــاورهای سنتی کسب و کارها را دگرگون می کند.
استراتژی های دیگر در مدیریت IT مدلهای متمرکز یا ترکیبی هستند. مدل متمرکز برپایه رویکرد دستوری و کنترل بنا شده است؛ در این مدل معمولاً رهبران سازمان به تنهایی ماموریت، ارزشها و اهداف سازمان را تعریف می کنند و مرکز سازمان ارائه دهنده پاره ای خدمات اجباری است و تخصیص منابع را دراختیار خود دارد؛ بدین ترتیب یکپارچگی کامل را بر ادارات و واحدهای کاری تابعه تحمیل می کند.
معمولاً مدل ترکیبی، در سازمانهایی به کار گرفته می شود که حداقل از چهار کسب و کار غیرمرتبط تشکیل شده باشند، هیچیک از این واحدها سهمی بیش از 50% کل فروش شرکت را ندارند. هریک از این واحدهای کسب و کار خودگردان فرهنگها، ارزشها و اهداف خاص خود را دارند و هرکدام مسئول تخصیص منابع خویش هستند. سازمان نیز انتظار همکاری وسیعی را میان واحدهای مختلف ندارد. بنابراین، هرکدام از این واحدها نظامهای اطلاعاتی و سیستم های خاص خود را برای ادارات و واحدهای تابعه تهیه می کنند. درحالی که درون واحدهای کسب و کار خودگردان مدل متمرکز پیاده می شود، درکل سازمان و بیرون واحدهای کسب و کار خودگردان، از مدل فدرالیست استفاده شده است.
استراتژی دوم: برای فناوری استاندارد داشته باشید:
اگرچه یک مدل IT غیرمتمرکز به منظور پیاده سازی نرم افزارها و سخت افزارهای کاربردی سازمان خوب کار می کند، لیکن مشکلات هنگام مدیریت زیرساختهای IT در سازمان بروز می کند. زمانی که یک شرکت از فناوریهای متفاوتی در رویکرد غیرمتمرکز بهره می بـرد نه تنها هزینه های IT خود را افزایش می دهد بلکه توانایی سازمان در استفاده بهینه از سیستمها و اطلاعات را دچار مشکل می سازد. از دیدگاه عملی، کنار هم گذاشتن هر تکه ازجایی و استفاده از تکنولوژی های متفاوت می تواند حتی زبده ترین سازمانها در زمینه IT را دچار دردسر کند. شپرد» می گوید این احتمال وجود دارد که بخش قابل توجهی از منابع سازمان برای یکپارچه کردن تمامی سیستمها هزینه گردد». اما خبر خوب این است که به مدد پیشرفتهای تکنولوژیک هیچگاه یکسان سازی و همگون کردن فناوریهای مورداستفاده خصوصاً در مواردی که به کاربرد شبکه ها برای پشتیبانی از کسب وکار اینترنتی مربوط می شود، به سادگی امروز نبوده است. راهیابی و قبول گسترده اینترنت و فناوریهای پروتکل اینترنت رویای استانداردسازی را به یک واقعیت بدل کرده است.
به علاوه، امروزه بسیاری از سازمانها برای همگون کردن از الگوبرداری یا بازنگری استانداردها استفاده می کنند. این فرایند به ایجاد فهرستی از فروشندگان و سیستمهای تایید شده منجر می شود و به طرزی موثر، گوناگونی سیستم های مورداستفاده واحدهای کاری و بخشهای سازمانی را محدود می سازد. سیفونیس» می گوید با ایجاد مجموعه ای از استانداردهـا، نه تنها یک سازمان می تواند برنامه های IT خود را به شکل موثرتری کنترل کند بلکه می تواند کلیه فرایندهای کسب و کار خود را تحت یک سیستم موثر نظارت و بازرسی قرار دهد». نتیجه نهایی معمولاً باعث صرفه جویی در هزینه ها، بهره وری بیشتر، نرخ بازگشت سرمایه بالاتر و کاهش هزینه های مالکیت و نگهداری خواهدبود.
این رویکــرد می تواندحتی درکاهش هزینه های اداری و سربارهای IT سازمان نیز، نقشی موثر داشته، در ساختن زیرساختی منعطف به یاری سازمان بشتابد. با یک زیرساخت پروتکل اینترنت شرکتها می توانند به سرعت سیستم های ویدئو کنفرانس، سایر ابزارهای همکاری و ارتباطاتی از طریق وب، خدمات تلفنی برپایه پروتکل اینترنت ارسال همزمان داده ها و معبرهای سازمانی را در شرکت پیاده و اجرا کنند. این نرم افزارهای کاربردی مانند طبقات یک ساختمان در بالاتـــــــرین طبقه هرم شبکه سازمان قرار می گیرند.
با توسل به بنیان مناسب شبکه در شرکت فعالیتهــای سازمانی سریعتر و ساده تر انجام می پذیرد. شپرد» می گوید زمانی که یک کسب و کار نیـــــاز به رشد دارد تکنولوژی می تواند به سرعت همراه آن شود و به کمک آن بشتابد».
پرواضح است که استانداردها، چالشهایی را نیز بر سر راه شرکتهای جهانی متشکل از کارکنانی با ترجیحات و فرهنگهای متفاوت یا احتیاجات قانونی مختلف در کشورهای گوناگون، قرار می دهد. به عنوان مثال، یک واحد کاری در سنگاپور خواهان نرم افزار کاربردی یا سیستمی است که واحد کاری دیگر در فرانسه بلادرنگ آن را رد می کند. این مورد می تواند به سادگی نحوه نشان دادن اطلاعات در نرم افزار یا به پیچیدگی چگونگی محاسبه مالیات برمبنای قوانین هر کشور باشد.
درنهایت می توان گفت که انتخاب استاندارد در سطح زیرساخت باید با حداقل آزادی در انتخاب مجموعــه ای مشخص از نرم افزارها و سخت افزارهای کاربردی پیوند بخورد تا سازمانی چابک و منعطف را به همراه بیاورد.
بقیه در ادامه مطلب
درباره این سایت